改ざん防止のための事務処理規定は、国税庁のホームページにサンプルが用意されています。

以下のURLにアクセスし、サンプルデータをダウンロードしてください。

https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

ダウンロードしたサンプルデータをもとに、必要な箇所を書き換えてください。

以上で「改ざん防止のための事務処理規程」は完成です。

保存するファイル名の命名規則を作ります。

ファイル名に含める必要があるものは以下の3つです。

• 日付
• 金額
• 取引先

「エックスサーバー株式会社から13,200円の請求書（2023年1月19日付）をPDFファイルで受け取った場合」の例

20230119_13200_エックスサーバー株式会社.pdf

また、「日付、金額、取引先」のほかに情報を記載しておくことも可能です。
例えば、ファイル名の重複を避けるためにファイルの種別を記載する、といったことも可能です。

重複を避けるためファイル名に種別を含めた例

20230119_13200_エックスサーバー株式会社_請求書.pdf

通常は、「年度ごとのフォルダー」を作成し、そこに各年度の電子取引データをすべて保存すれば問題ありません。

年度ごとのフォルダーにファイルをすべて保存する場合の例

取引件数によっては、一つのフォルダーにファイルをすべて保存すると、ファイル数が非常に多くなってしまう場合もあります。

その場合、「月ごと」や「主要な取引先」などの「サブフォルダー」を作成してください。

月ごとのサブフォルダーを作成する例

管理者のアカウントで、XServerドライブの「ストレージ管理パネル」にログインしてください。

「ストレージ管理パネル」のURLがわからない場合は「XServerドライブ契約管理ページ」にログインし、「ストレージ管理」よりアクセスしてください。

画面右上の「設定アイコン」をクリックし、「ユーザー」をクリックしてください。

画面左の「グループを追加する」をクリックしてください。

入力欄にグループ名を入力し、電子取引データにアクセスするためのグループを作成してください。

画面左の「すべてのユーザー」をクリックしてください。

表示されたユーザーの「グループ」欄から、電子取引データ用フォルダーにアクセスするユーザーとして、「処理責任者」と「実務担当者」を設定します。
「グループにユーザーを追加」のプルダウンからグループ名を選択してください。

※管理責任者はフォルダーへのアクセスはしないため、グループへの追加は不要です。
※ユーザーを新たに作成する場合、マニュアルページ「ユーザーの追加」をご参考いただき、追加で「グループ」欄の設定を行ってください。

「処理責任者」を「グループの管理者」に設定します。
「ユーザーを管理者に設定」のプルダウンからグループ名を選択してください。

画面右上の「設定アイコン」をクリックし、「設定」をクリックしてください。

表示された画面の左にある「管理」から、「グループフォルダー」をクリックしてください。

表示された画面でフォルダー名を入力し、「作成」をクリックしてください。

グループフォルダーの一覧画面で、「グループ」欄にある「編集アイコン（鉛筆のアイコン）」をクリックしてください。

表示された画面で、「グループを追加」をクリックしてください。

「3.「グループ」を追加する」で作成したグループを追加してください。

電子取引データを外部と共有することはないため、「共有」のチェックは外しておきます。

以上で作業は完了です。

引き続き管理者のアカウントでログインし、「グループフォルダー」画面に移動します。

その後、「権限詳細」欄にあるチェックボックスにチェックを入れてください。

「フォルダを管理できるユーザ／グループ」をクリックし、「処理責任者以外のユーザー」を選択してください。

画面左上の「ファイル」アイコンをクリックし、「5.グループフォルダーを作成する」で作成したグループフォルダーにアクセスします。

画面上部、「フォルダー名」の右にある、「共有アイコン」をクリックしてください。

「グループフォルダ」にある「詳細な権限ルールを追加」をクリックしてください。

「処理責任者以外のユーザー」を選択してください。

「書き込み」をクリックし、「拒否」を選択してください。
この作業をすることで、このユーザーはファイルの「編集」ができないようになります。

同じように「削除」をクリックし、「拒否」を選択してください。
この作業をすることで、このユーザーはファイルの「削除」ができないようになります。

以上で作業は完了です。